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企业信息编码系统
  发布时间:2008-9-15 23:29:12 点击次数:

  近年来随着计算机网络技术的发展,制造业企业的信息化水平迅速提高,使企业有望借助更有力的手段在生产经营管理上取得更好的效果。在企业信息化建设过程中,如何使在信息化建设中的投入产生应有的效果成为受到普遍关注的问题。

  首先要明确的一点是:信息化不等于计算机化。目前,很多企业的决策者把信息化简单地理解为“计算机化”,以为只要有了计算机硬件与计算机软件就能实现企业的信息化了。基于这种认识,在开展企业信息化工作时,人们往往只关心如何配置计算机硬件、计算机软件的功能如何、选用哪家的计算机软件,而把决定信息化成败的关键——实施工作放在了次要的位置。另一方面,为了轻松地获取商业利益,一些软件商对用户采取了不负责任的态度,夸大宣传计算机软件(包括一些并不成熟的软件)的作用,大幅削减在实施工作中的投入,以此换取软件产品的低价位以吸引用户。在这两方面因素的作用下,不少企业盲目跟风上马,搞起了以建立计算机系统为标志、缺乏基础性工作支持的信息化建设,但是在计算机软件安装调试通过后,信息化建设就停滞不前了。这样的信息化建设只能算作“伪信息化建设”。

  “伪信息化建设”的特征是:工作停止于计算机软、硬件的安装,在投入运行的计算机系统中可用信息贫乏,信息流动呆滞。

  在这样的信息化工程中,通常都有着档次不低的计算机硬件和看起来颇为漂亮的计算机软件,但由于在数据真实性、数据完整性、数据可靠性和数据规范化等方面的基础性工作不到位或缺失,使得在计算机系统中可用信息极度缺乏,无法实现系统应有的信息管理功能。如果把计算机系统比作人的血液循环系统,信息就相当于在血管中流动的血液,可用信息的缺乏就象血液不足,使机体处于贫血状态。这样的“信息化建设”,其效果可想而知。

  从目前国内机械制造业企业的情况来看,不少企业在信息化建设中采用了“本末倒置” 的方式。先是在基础性工作缺位的情况下急于上ERP(企业资源计划 Enterprise Resources Planning),投入运行后才发现已有的数据不能满足使用要求,这时才回过头来搞PDM(产品数据管理Product Data Management);买来PDM软件后,又发现现行的工作模式难以保证数据的准确性和规范化,很多问题与信息编码的缺陷密切相关,于是又试图对已有的信息编码进行改造。但是,改变已有的信息编码使得PDM、ERP都要进行相应的改造,有时甚至要重起炉灶,导致信息化工作的进程严重受阻。

  这种“本末倒置”的工作方式违背了信息化建设的客观规律,因此在实施过程中问题不断。由于忽视基础性工作,缺乏统筹规划,结果只得头疼医头,脚疼医脚,到处打补丁,很多工作不得不推倒重来,造成了很多不应有的损失,企业在信息化建设上的投入无法得到预期的回报。从企业了解到的情况表明,很多对信息化建设实施效果不满意的企业,其问题的真正根源在于基础性工作的不到位。

  企业开展信息化建设的正确步骤应为:

  1.建立企业信息编码体系。信息编码工作是企业信息化建设中非常重

  要的基础性工作,信息编码的工作质量对信息系统整体的运行有举足轻重的影响。没有一个完善的企业信息编码体系,企业的各种管理信息就无法正确地进行交换,管理信息系统的有效运行也就无从谈起。因此企业必须把信息编码作为系统工程对待,建立完整的信息编码体系,在这个体系中应把企业经营管理工作中所涉及的管理对象全部纳入,并制定科学的信息编码方案;

  2.建立具备数据完整性的、规范化的基础信息数据库,并及时对其进

  行数据维护。基础信息包括企业的技术信息、财务信息、生产管理信息、经营管理信息和行政管理信息,是真实反映企业运行状况的第一手资料,也是开展日常工作和进行各种决策的基本依据。没有这样的基础信息数据库,即使有再好的计算机系统和应用软件,也无法及时、准确地掌握企业管理中所需的信息。为了使管理信息系统能够实实在在地运行起来,基础信息数据的管理不能忽视(实施PDM是这个环节中的工作之一);

  3.实施管理信息系统。管理信息系统的规模、管理对象的范围是随着

  技术发展而逐渐加大的,其发展趋势是管理对象越来越全面、管理的综合性越来越强。因此,实施管理信息系统时要充分考虑今后升级与整合的可能性(实施ERP是这个环节中的工作之一)。

  把以上三条归纳起来,简单地说就是:企业信息化建设必须是“先基础,后应用”。只注重应用不注重基础一定是行不通的,先搞应用后搞基础必然是事倍功半。

  在企业信息化的基础性工作中,一项特别重要却又往往得不到足够重视的工作就是信息编码。

  信息编码缺乏科学性是在企业信息化建设中一个特别值得注意的问题。由于对信息编码的规律性缺乏足够的认识,使得在制定编码方案时随意性较大,多数编码方案只能满足局部的使用要求,而无法满足全局的使用要求,由此产生的矛盾在实施PDF、ERP时会成为难以逾越的障碍。

  每当企业的管理方式向更高的价段发展时,原有的信息编码往往不能满足新的要求。企业管理的信息化程度越高,制定信息编码方案时所要考虑的问题就越多,搞出来的信息编码结构也越来越复杂。企业常常有这种困惑:信息编码要不断完善才能满足使用要求,而代码的变更会给信息交换带来很多麻烦,对企业的正常运行构成了很大的风险,这个矛盾似乎无法解决。企业的信息化工作人员普遍感到制定信息编码方案是件十分令人头疼的事。

  很多企业在信息编码方面缺乏经验,在实际工作中普遍存在着在现代企业信息管理中简单套用传统工作模式的问题。其具体表现是:为便于人工解读,在标识代码中加入大量描述性信息。这种做法导致信息系统对标识代码的基本要求——唯一性、不变性和稳定性得不到保障,使计算机快速、准确的优点难以发挥。

  标识代码是信息交换时必须使用的代码,要解决好代码的标识作用与描述功能之间的矛盾,对企业的信息化工作人员来说并非轻而易举。为了保证企业信息化建设的效果,企业急需在信息编码方面的工作指导。然而,目前在信息编码方方面真正对企业有实际指导意义的材料奇缺,相关的理论研究也不够系统和深入,这是企业信息化建设水平难以提高的一个重要原因。因此,有必要加强对信息编码理论的研究和对企业信息编码工作的指导。

  基础标准情报网的技术人员多年来参与信息编码标准的制定,并多次与企业的信息化工作人员开展技术交流,在协助企业开展信息化建设的工作方面积累了丰富经验并进行了深入研究,网秘书处每年都组织以企业信息编码工作为内容的技术交流与培训活动。在企业信息化建设,特别是企业信息编码、企业基础数据库建设方面,我们开展了与企业的合作,为一些企业提供了具有较高技术含量的、实用的技术服务,今后将更多地开展企业信息化建设工作的交流活动。欢迎企业与我们加强沟通,积极交流,不断提高企业信息化工作的水平。

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